Розділ IV
Адміністративне управління та організація
Стаття 37
Організація візових відділів
1. Держави-члени ЄС повинні бути відповідальними за організацію візових відділів в межах власних консульських установ.
Для уникнення зниження рівня уваги та для захисту персоналу від будь-якого тиску на місцевому рівні, за необхідності потрібно забезпечити схему ротації персоналу, який прямо спілкується із заявниками. Особливу увагу слід приділяти чітких робочим структурам та чіткому призначенню або поділу обов'язків в межах прийняття остаточних рішень щодо заявок. Доступ до консультацій у системах VIS та SIS та іншої конфіденційної інформації потрібно обмежити до певної кількості уповноваженого персоналу. Потрібно вжити необхідних заходів з метою попередження несанкціонованого доступу до таких баз даних.
2. Зберігання та робота із візовими бланками повинні підлягати відповідними заходам безпеки з метою уникнення шахрайства чи втрати. Кожна консульська установа повинна вести облік візових бланків та реєструвати спосіб використання кожного візового бланку.
3. Консульства держав-членів ЄС повинні вести архів поданих заявок. Кожний індивідальний файл повинен містити аплікаційну форму, копії відповідних додаткових документів, запис зроблених перевірок та номер посилання на видану візу для того, щоб персонал мав змогу за потреби відтворити обгрунтування прийнятого рішення щодо заявки.
Індивідуальні файли заявок потрібно зберігати мінімум два роки з дня прийняття рішення щодо заявки, як вказано у Статті 23(1).
Стаття 38
Ресурси, необхідні для розгляду заявок та моніторингу консульських установ
1. Держави-члени ЄС повинні мати достатню кількість відповідного персоналу для виконання завдань, пов'язаних із розглядом заявок, для забезпечення належної та узгодженої якості послуг, наданих громадськості.
2. Приміщення повинні підлягати належним фунціональним вимогам та відповідним заходам безпеки.
3. Центральні органи влади держав-членів ЄС повинні забезпечувати належну підготовку власному персоналу, а також персоналу, який набрано серед місцевих спеціалістів, і повинні нести відповідальність за надання працівникам повної, точної та найновішої інформації про відповідне національне право та право ЄС.
4. Центральні органи влади держав-членів ЄС повинні забезпечити регулярний та адекватний моніторинг способу розгляду заявок та вносити коригування, якщо помічені відхилення від положень даного Регламенту.
Стаття 39
Поведінка працівників
1. Консульські установи держав-членів ЄС повинні забезпечити, щоб їх персонал ввічливо виконував процедуру прийому заявок.
2. Під час виконання обов'язків персонал консульства зобов'язаний виявляти повагу до людської гідності. Будь-які вжиті заходи повинні бути пропорційними до поставлених цілей.
3. Під час виконання завдань, персонал консульства не повинен дискримінувати осіб на підставі статі, расового чи етнічного походження, релігії чи переконань, фізичних вад, віку чи сексуальної орієнтації.
Стаття 40
Форми співпраці
1. Кожна держава-член ЄС повинна бути відповідальною за організацію процедур, пов'язаних із опрацюванням заявок. Загалом, заявки потрібно подавати до консульської установи держави-члена ЄС.
2. Держава-член ЄС повинна:
(a) обладнати власні консульства та органи влади, відповідальні за видачу віз на кордонах, необхідним матеріалом для збору біометричних даних, а також офісами для почесних консулів, якими вони матимуть змогу користуватись в будь-який час для збору біометричних даних відповідно до Статті 42, та/або
(b) здійснювати співпрацю із однією або декількома державами-членами ЄС в межах місцевої співпраці Сторін Шенгенської Угоди, або здійснювати інші відповідні контакти, у формі обмеженого представництва, спільного представництва, спільного розміщення або спільного візового центру відповідно до Статті 41.
3. За певних обставин або через місцеві умови, наприклад якщо:
(a) велика кількість заявників не сприяє вчасній та належній організації збору заявок та даних або
(b) неможливо іншим чином забезпечити ефективне територіальне покриття третьої країни, і де форми співпраці, вказані у пункті 2(b) не є зручними для даної державичлена ЄС, вона має право застосувати співпрацю із зовнішнім провайдером послуг, як останній спосіб вирішення ситуації, відповідно до Статті 43.
4. Не обмежуючи права запросити заявника на особисту співбесіду, як зазначено в Статті 21(8), вибір форми організації не повинен призводити до того, що від заявника вимагатиметься зявлятися особисто у більш, ніж одне місце з метою подання заявки.
5. Держава-член ЄС повинна повідомити Комісію про схеми організації процедур, пов'язаних із поданням заявок у кожній консульській установі.
Стаття 41
Співпраця між державамичленами ЄС
1. У випадку обрання співпраці за схемою “спільного розташування” персонал консульств однієї чи декількох держав-членів ЄС повинен виконувати завдання, пов'язані із візовими заявками (включаючи збір біометричних даних), які до них надходять, у приміщенні консульства іншої держави-члена ЄС та спільно використовувати обладнання тієї держави-члена ЄС. Така держава-член ЄС повинна дати згоду щодо тривалості та умов припинення схеми спільного розташування, а також щодо частки консульського збору, яку повинна отримати держава-член ЄС, консульство якої використовується.
2. Якщо відкриті “Спільні візові центри”, персонал консульств двох чи декількох держав-членів ЄС повинен знаходитись в одному приміщенні для того, щоб заявники мали змогу подати заявки (включно із біометричними даними). Заявники повинні звертатись до держави-члена ЄС, яка володіє повноваженнями розглядати та вирішувати щодо заявок. Держави-члени ЄС повинні узгодити тривалість та умови припинення такої співпраці, а також розподіл коштів серед держав-членів ЄС, які беруть участь у такій співпраці. Конкретна держава-член ЄС повинна бути відповідальною за підписання контрактів, пов'язаних із логістикою та дипломатичними відносинами з приймаючою країною.
3. У випадку припинення співпраці з іншими державами-членами ЄС, держави-члени ЄС повинні забезпечити продовження надання повноцінних послуг.
Стаття 42
Звернення за допомогою до почесних консулів
1. Почесні Консули можуть володіти повноваженнями виконувати деякі із завдань, зазначених у Статті43(6). Потрібно вжити належних заходів для гарантії безпеки та захисту даних.
2. Якщо почесний консул не є державним службовцем держави-члена ЄС, виконання даних завдань повинно підлягати вимогам, визначеним у Додатку X, окрім положень пункту D(c) даного Додатку.
3. Якщо почесний консул є державним службовцем держави-члена ЄС, така держава повинна забезпечити виконання всіх належних вимог, як у випадку виконання завдань консульськими установами цієї держави.
Стаття 43
Співпраця із провайдерами зовнішніх послуг
1. Держава-член ЄС має намагатись здійснювати співпрацю із зовнішнім провайдером послуг разом із однією чи декількома державами-членами ЄС, не обмежуючи правил державної закупівлі чи норм конкуренції.
2. Співпрацю із зовнішнім провайдером послуг потрібно здійснювати на основі правових документів, які підлягають вимогам, визначеним у Додатку X.
3. В межах місцевої співпраці Сторін Шенгенської Угоди держави-члени ЄС зобов'язані поширювати інформацію про вибір зовнішнього провайдера послуг та визначені норми й умови узгоджених правових документів.
4. Розгляд заявок, особисті співбесіди (за необхідності), рішення щодо заявок, друк та прикріплення візових бланків повинні здійснювати виключно консульські установи.
5. Зовнішній провайдер послуг не повинен мати доступу до системи VIS за жодних умов. Доступ до системи VIS повинен надаватись виключно відповідно уповноваженому персоналу консульських установ.
6. Зовнішній провайдер послуг може мати право виконувати одне або декілька наступних завдань:
(a) надання загальної інформації про візові вимоги та аплікаційні форми;
(b) інформування заявника про необхідні додаткові документи на основі відповідного списку;
(c) збір даних та заявок (включаючи збір біометричних даних) та передача заявки до Консульства;
(d) збір плати за візу;
(e) призначення особистих візитів заявників до консульств або до зовнішніх провайдерів послуг;
(f) збір у консульстві проїзних документів, включно із повідомленням про відмову у видачі візи (за наявності), та повернення їх заявнику.
7. При виборі зовнішнього провайдера послуг, держави-члени ЄС зобов'язані уважно вивчити платоспроможність та надійсність компанії, включно із необхідними ліцензіями, комерційною реєстрацією, статутом компанії, контрактами з банками, та забезпечити відсутність конфлікту інтересів.
8. Відповідна держава-член ЄС повинна забезпечити дотримання обраним зовнішнім провайдером послуг норм та умов відповідно до правового документу, згаданого у пункті 2.
9. Відповідна держава-член ЄС залишається відповідальною за дотримання правил захисту даних під час їх опрацювання та підлягає нагляду відповідно до Статті 28 Директиви 95/46/EC.
Співпраця із зовнішнім провайдером послуг не повинна обмежувати чи виключати будь-яку відповідальність згідно законодавства окремих держав-членів ЄС за порушення обов'язків щодо особистих даних заявників чи виконанння одного чи декількох завдань, зазначених у пункті 6. Дане положення не обмежує будь-яку дію, яку можуть застосувати проти зовнішнього провайдера послуг згідно національного законодавства відповідної третьої країни.
10. Відповідна(-і) держава-член(-и) ЄС повинна забезпечити підготовку зовнішнього провайдера послуг, в межах отримання знань, необхідних для надання заявникам належних послуг та достатньої інформації.
11. Відповідна(-і) держава-член(-и) ЄС повинна уважно слідкувати за виконанням правового документу, зазначеного у пункті 2, включаючи:
(a) загальну інформацію про візові вимоги та аплікаційні форми, яку надає заявникам зовнішній провайдер послуг;
(b) всі заходи щодо технічної та організаційної безпеки, необхідні для захисту особистих даних від випадкового чи несанкціонованого втручання, випадкової втрати, зміни чи несанкціонованого розголошення чи доступу, зокрема, якщо співпраця охоплює передачу файлів та даних до консульських установ відповідних держав-членів ЄС, та всіх інших неправомірних форм опрацювання особистих даних;
(c) збір та передачу біометричних даних;
(d) заходи, вжиті для забезпечення належного дотримання положень захисту даних.
З цією метою, консульство(-а) відповідної держави-члена(-ів) ЄС повинне регулярно проводити вибіркові перевірки приміщень зовнішнього провайдера послуг.
12. У випадку припинення співпраці із зовнішнім провайдером послуг, державачлен ЄС повинна забезпечити продовження надання повноцінних послуг.
13. Держава-член ЄС повинна надати Комісії копію правового документу, зазначеного у пункті 2.
Стаття 44
Шифрування та безпечна передача даних
1. У випадку домовленостей про представництво між державами-членами ЄС, співпраці держав-членів ЄС із зовнішніми провайдерами послуг та звернення за допомогою до почесних консулів, держава-член ЄС, яку представляють, або відповідні держави-члени ЄС, повинні забезпечити повне шифрування даних, якщо вони передаються електронним чи фізичним чином на електронному засобі зберігання від влади держави-члена ЄС, що здійснює представництво, до органів влади держави-члена ЄС, який є представленим, або він зовнішнього провайдера послуг чи почесного консула до відповідних держав-членів ЄС.
2. У третіх країнах, де електронна передача зашифрованих даних від влади державичлена ЄС, що здійснює представництво, до органів влади держави-члена ЄС, який є представленим, або він зовнішнього провайдера послуг чи почесного консула до відповідних держав-членів ЄС, є забороненою, відповідні держави-члени ЄС, які є представленими, не повинні надавати дозвіл державами-членам ЄС, які їх представляють, або зовнішньому провайдеру послуг чи почесному консулу передавати дані електронним способом.
У такому випадку держава-член ЄС, яка є представленою, повинна забезпечити фізичну передачу повністю зашифрованих даних електронних даних на носії електронної інформації, від влади держави-члена ЄС, що здійснює представництво, до органів влади держави-члена ЄС, який є представленим, або він зовнішнього провайдера послуг чи почесного консула до відповідних держав-членів ЄС. Передачу повинен здійснити працівник консульської установи держави-члена ЄС, або, якщо така передача зумовлює виконання непропорційних та необгрунтованих заходів, її потрібно реалізувати іншим надійним на безпечним чином, наприклад, використовуючи наявних операторів, які володіють досвідом транспортування важливих документів та даних у відповідній третій країні.
3. У всіх випадках рівень безпеки передачі повинен відповідати важливості даних.
4. Держави-члени ЄС або Спільнота повинні працювати над досягненням домовленостей із відповідними третіми країнами з метою зняття заборони електронної передачі зашифрованих даних від влади держави-члена ЄС, що здійснює представнитцво, до органів влади держави-члена ЄС, який є представленим, або від зовнішнього провайдера послуг чи почесного консула до відповідних держав-членів ЄС.
Стаття 45
Співпраця держав-членів ЄС із комерційними посередниками
1. Держави-члени ЄС можуть співпрацювати із комерційними посередниками в межах подання заявок, за виключенням збору біометричих даних.
2. Така співпраця повинна проводитись на основі надання акредитації відповідними органами влади держав-членів ЄС. Акредитація повинна, зокрема, базуватись на підтвердженні таких елементів:
(a) поточного статусу комерційного посередника: поточної ліцензії, комерційної реєстрації, контрактів з банками;
(b) існуючих контрактів із комерційними партнерами, розташованими на території держав-членів ЄС, що пропонують розміщення та інші туристичні пакети послуг;
(c) контрактів із транспортними компаніями, які повинні охоплювати заплановану подорож, а також гарантоване та визначене повернення назад.
3. Акредитовані комерційні посередники повинні підлягати регулярному моніторингу у формі вибіркових перевірок, охоплюючи особисті та телефонні співбесіди із заявниками, перевірку здійснених подорожей та наданого розміщення, перевірку відповідності наданого медичного туристичного страхування та його покриття для індивідуальних осіб, та за необхідності, перевірку документів, що стосуються групового повернення.
4. В межах місцевої співпраці Сторін Шенгенської Угоди, потрібно здійснювати обмін інформацією про роботу акредитованих комерційних посередників щодо визначених невправомірностей та відмови у видачі віз на основі заявок, поданих комерційними посередниками, та щодо визначених підроблених форм проїзних документів та неспроможності провести поїздки за графіком.
5. В межах місцевої співпраці Сторін Шенгенської Угоди, потрібно здійснювати обмін списками комерційних посередників, яким надали акредитацію кожного консульства, і з яких її зняли, а також причинами кожного скасування акредитації.
Кожне консульство повинне забезпечити донесення інформації до громадськості про список акредитованих комерційних посередників, з якими воно співпрацює.
Стаття 46
Ведення статистики
Держава-член ЄС повинна вести щорічну статистику про візи, відповідно до таблиці, визначеній у Додатку XII. Таку статитистику потрібно надати до 1 березня за попередній календарний рік.
Стаття 47
Інформація для громадськості
1. Центральні органи влади держав-членів ЄС зобов'язані надати громадськості всю наявну інформацію щодо заявок на візу, зокрема:
(a) критерії, умови та процедури подання заявки на візу;
(b) способи запису на зустріч, за необхідності;
(c) куди можна подати заявку (уповноважене консульство, спільний візовий центр чи зовнішній провайдер послуг);
(d) акредитовані комерційні посередники;
(e) факт, що штамп, згаданий у Статті 20, не має юридичного значення;
(f) часові рамки для розгляду заявок, визначені у Статті 23(1), (2) та (3);
(g) треті країни, громадяни яких або певні категорії громадян є суб'єктами для попередньої консультації чи надання інформації;
(h) що негативні рішення щодо заявок потрібно повідомляти заявникам; що такі рішення повинні зазначати причини відмови, і що громадяни, які отримали відмову у візі, мають право подати на апеляцію; інформацію про процедуру апеляції, включно із відомостями про уповноважений орган та часові рамки для подання апеляції;
(i) що володіння візою не надає автоматичного права на в'їзд, а власники візи повинні надати докази виконання умов в'їзду під час перетину зовнішніх кордонів, як вказано у Статті 5 Кодексу Шенгенського Кордону.
2. Держави-члени ЄС, які представляють інших, та які є представленими, зобов'язані інформувати громадськість про домовленості щодо представництва, як зазначено у Статті 8, до того, як такі домовленості почнуть діяти.